Standardkredsvedtægt med repræsentantskab

Forslag til normalvedtægt for kolonihaveforbundets kredse.

 § 1. Kredsens navn og stiftelse.

1.1. Kredsens navn er Kolonihaveforbundet for Danmark XXXXXXXXXXX kreds og består af haveforeninger beliggende i XXXXXXXXXXX kommune.

1.2. Kredsen er stiftet ____________ i medfør af Forbundsvedtægten § 3, stk.1.

§ 2. Formål og virke.

2.1. I eget område at arbejde for forbundets mål og virke, som det kan udledes af Forbundsvedtægten § 2.

2.2. I eget område at varetage de tilsluttede foreningers fælles interesser i alle spørgsmål af organisatoriske og kontraktmæssige forhold, bl.a. i forhold til myndigheder og forbundsledelsen. Desuden at påse at de enkelte foreningers vedtægter er i overensstemmelse med såvel Kreds- som Forbundsvedtægten, samt bestemmelser pålagt af offentlige myndigheder.

2.3. At holde de tilsluttede foreninger orienteret om enhver beslutning foretaget af Forbundets kongresser og Hovedbestyrelse , og at medvirke til disse beslutningers udførelse.

2.4. Hvor kredsen indgår lejekontrakter med offentlige myndigheder, skal disse godkendes og medunderskrives af forbundsledelsen, der gives påtaleret og `vice `versa.

§ 3. Repræsentantskabet.

3.1. Kredsens øverste myndighed er repræsentantskabet.

3.2. Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i marts måned og med en dagsorden, som i det mindste skal indeholde følgende:

1. Valg af dirigent.
2. Beretning.
3. Fremlæggelse af revideret årsregnskab med evt. revisionsberetning.
4. Indkomne forslag.
5. Godkendelse af budget for det kommende år.
6. Valg af formand og kasserer.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
8. Valg af revisorer og suppleanter.
9. Valg af ankenævn.
10. I kongres år valg af delegerede til forbundets kongresser og evt. suppleanter.

3.3. Ordinært repræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt med 1 måneds varsel, adresseret til de enkelte foreningers formænd. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for repræsentantskabsmødet. Med indkaldelsen skal følge kredsens reviderede årsregnskab, samt budgetforslag for det kommende år.

3.4. Forslag som ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde skal være formanden i hænde senest 1.februar i det år repræsentantskabsmødet afholdes, hvorefter de skal optages på den dagsorden som udsendes til foreningerne.
Der kan på repræsentantskabsmødet stilles ændringsforslag.

3.5. Adgang og stemmeret har foruden kredsbestyrelsen, der er fødte medlemmer, repræsentanter fra kredsens tilsluttede foreninger.
Foreningerne er hver især berettiget til at lade sig repræsentere med mindst 2 repræsentanter.
Hvor medlemstallet i en forening overstiger 50 er foreningen berettiget til at lade sig repræsentere med 1 pr. påbegyndt antal 50 medlemmer udover de foranstående.
I den enkelte forenings samlede antal er kredsbestyrelsesmedlemmer inkluderet.
Kredsen lader udfærdige adgangskort til de valgte repræsentanter, adgangskortet benyttes som stemmekort. Formanden for Kolonihaveforbundet for Danmark, eller hvem han bemyndiger hertil, har ret til at deltage i møderne, dog uden stemmeret.

3.6. Vedtægtsbestemmelser i denne vedtægt, må ikke stride imod Forbundsvedtægten.

3.7. Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes af de mødende stemmeberettigede ved simpelt flertal - undtaget hvor det drejer sig om: 
Ændringer i Vedtægt.
Optagelse af kollektive lån.
Kredsens eventuelle opløsning.
Dertil kræves at mindst 2/3 af medlemmerne har givet fremmøde, og 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor.

3.8. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort; men 2/3 af de afgivne stemmer går ind derfor, kan der indkaldes til et nyt repræsentantskabsmøde, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.

3.9. Afstemning foretages ved håndsoprækning ( evt. stemmekort), dog skal skriftlig afstemning finde sted, hvis en forslagsstiller begærer det, eller hvis mindst 10% af repræsentantskabet ved håndsoprækning stemmer herfor, eller hvis et flertal af kredsbestyrelsen måtte ønske det.
Til optælling af stemmer nedsættes et stemmeudvalg på 3 medlemmer, der under dirigentens ledelse foretager optælling.

3.10. Kredsbestyrelsens medlemmer, som er forhindret i at være tilstede på repræsentantskabsmødet grundet sygdom eller bortrejse og som er interesseret i at blive genvalgt, kan genvælges, såfremt de har afgivet en skriftlig erklæring herom.

3.11. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

3.12. Repræsentantskabets protokol underskrives af repræsentantskabets dirigent, sekretær samt på bestyrelsens vegne af kredsens formand senest 1 måned efter repræsentantskabsmødets afholdelse.

§ 4. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde.

4.1. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når det besluttes af kredsbestyrelsen, eller når mindst 25% af repræsentantskabets medlemmer skriftlig fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet.
Forslagsstillerne må selv motivere den opstillede dagsorden.

4.2. Ved ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan der ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, er til stede.

4.3. Indkaldelse skal finde sted senest 3 uger efter kravets fremsættelse og i øvrigt som angivet i pkt. 3.3.

§ 5. Kredsbestyrelsen.

5.1. Kredsbestyrelsen består af 1 formand, 1 kasserer, samt XX bestyrelsesmedlemmer.

5.2. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer kan kun ske efter indstilling fra egen forening.

5.3. I lige år vælges :
1 formand, XX bestyrelsesmedlemmer, 2 revisorer og 1 medlem af ankenævn for en 2 års periode.
I ulige år vælges :
1 kasserer, XX bestyrelsesmedlemmer, og 2 medlemmer af ankenævn for en 2 års periode.
Hvert år vælges 3 bestyrelsessuppleanter, 2 revisorsuppleanter, samt 1 suppleant til ankenævnet, for en 1 års periode.
Genvalg kan finde sted for samtlige.

5.4. Kredsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

5.5. Kredsens bestyrelse oppebærer honorar efter repræsentantskabets nærmere godkendelse.

5.6. Kredsformanden repræsenterer kredsen i alle forhold udadtil og er ansvarlig for kredsens daglige ledelse, herunder evt. kredskontor.

5.7. Kredskassereren varetager kredsens samlede regnskabsaflæggelse under direkte ansvar overfor repræsentantskabet.

5.8. Kredsbestyrelsen afholder møde så ofte kredsformanden skønner det nødvendigt, eller såfremt 2 bestyrelsesmedlemmer ytrer ønske herom - dog mindst hver tredje måned.

5.9. På det første bestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde konstituerer kredsbestyrelsen sig med en næstformand samt en sekretær.
Til behandling af særopgaver kan kredsen lade nedsætte udvalg.

5.10. Såfremt kredsformand eller kredskasserer fratræder i utide, og dette ikke sker umiddelbart før et repræsentantskabsmøde, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for nyvalg.

5.11. Over kredsbestyrelsesmøderne føres en protokol, hvori ethvert mindretal, såfremt det fremsætter ønske herom, har krav på at få sine meninger protokolleret. Et protokollat skal godkendes af kredsbestyrelsen.

§ 6. Valg af delegerede til forbundets kongresser.

6.1. Valg af delegerede sker i henhold til forbundsvedtægten § 8, og indberettes til Forbundskontoret.

6.2. Når kongressens endelige dagsorden foreligger, indkalder kredsbestyrelsen de delegerede og suppleanter til et møde, hvor koordinering og prioritering af kredsens samlede oplæg til kongressen foretages.

§ 7. Kontingenter.

7.1. For medlemskab af kredsen betaler foreningerne, ud over det til enhver tid gældende kontingent til Kolonihaveforbundet for Danmark, et kontingent, hvis størrelse fastsættes af repræsentantskabet.

7.2. Kontingentåret følger regnskabsåret, 1. januar til 31. december. Kontingentet forfalder i 2 rater henholdsvis 1. januar og 1. juli. Kontingentindbetalingerne, der skal finde sted til den adresse og konto som kredsen anviser, skal fra foreningens side være afsluttet senest 15. januar henholdsvis 15. juli. Ved for sen indbetaling pålægges 1,5% rente pr. påbegyndt måned. (min.kr. xxx,oo).

§ 8. Regnskab.

8.1. Kredsens regnskabsår løber fra den 1. januar til 31. december.

8.2. Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.

8.3. Det påhviler i øvrigt kredskassereren, på første ordinære kredsbestyrelsesmøde efter et afsluttet kvartal, at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

8.4. Kredskassereren må kun undtagelsesvis ligge inde med mere end 2.000 kr. af kredsens midler.

8.5. Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter/Giro. Udtræk af disse midler kan kun ske med kredsformandens og kredskassererens underskrifter i fællesskab.

8.6. I tilfælde af sygdom eller andet fravær må kredsbestyrelsen udpege de underskriftsberettigede, der skal træde i stedet.
Sådanne underskriftsændringer skal i hvert enkelt tilfælde protokolleres i kredsbestyrelsens protokol.

8.7. Til konsolidering af kredsens økonomi opretter repræsentantskabet en reservefond, hvori årligt henlægges XX pct. af kredsens driftsoverskud. Over de i reservefonden henlagte midler kan kredsbestyrelsen kun disponere efter repræsentantskabets anvisninger.

8.8. Til dækning af de udgifter, der er forbundet med kredsens deltagelse i Kolonihaveforbundets kongresser, oprettes en kongresfond, der er adskilt fra kredsens øvrige regnskab.

§ 9. Revision.

9.1. Revision af kredsens regnskabsaflæggelse finder sted ved to af repræsentantskabets valgte revisorer.

9.2. Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale med mere, ligesom de skal kontrollere gennemførelsen af de af repræsentantskabet trufne beslutninger i økonomisk henseende.

9.3. Revisorerne er berettiget til at forlange regnskabet revideret af registreret revisor, såfremt de under gennemgangen af kredsens regnskaber støder på forhold, der efter deres skøn kan motivere dette.

9.4. Revisorerne fører en revisionsprotokol, som kredsbestyrelsen skal have forelagt efter hver afholdt revision.

§ 10. Ophørsbestemmelser.

10.1. I tilfælde af kredsens opløsning, skal kredsens midler helt og holdent tilfalde de enkelte foreninger i forhold til disses medlemstal.

Således vedtaget den xx.xx. 20xx.